Excelből a szervezhető online térbe

Ügyfélprofil

Az ETEN egy nemzetközi hálózat Európában. Oktatások, képzések, szakmai gyakorlati lehetőségek (mobilitások) szervezésével foglalkozik képzési szervezetek részére. Erasmus-os projektek írásában, szervezésében és lebonyolításában nyújt széleskörű szolgáltatásokat. Különböző tanulmányi területeken segít az iskoláknak külföldi képzésekhez, gyakorlatokhoz partnereket találni, a résztvevőket elhelyezni,  biztosítani étkezési és kulturális programokat.

Fő  probléma: Adminisztrációs rémálom

  • Az operatív és stratégiai működésben a legnagyobb problémát az adatok korszerű tárolása okozta első körben. A szervezethez tartozó irodák Excel táblázatok segítségével vezették az adatokat, ami nehezen áttekinthetővé tette az adatokat.
  • A folyamatoknak nem volt egy központi rendszere, ami segített volna követhetővé tenni a szervezeti működést.
  • A múltbeli, megvalósult  mobilitásokról kimutatásokat és analízist készíteni nem volt lehetséges.

Lehet ezt máshogy is csinálni? 

Megoldás  I.

Éppen ezért, első lépésben egy CRM rendszer bevezetésével kezdtük a közös munkát, ahova minden irodától beszereztük a szükséges információkat. Az adatok importálását szoros együttműködésben az ügyféllel végeztük.

Főbb munkaterületek és megoldások:

  • Egyedi mezők és beviteli felületek a projektekhez és a mobilitásokhoz
  • Hozzáférések és jogosultságok szétválasztása munkakörök szerint
  • Egyedi modulok létrehozása, meglévők személyre szabása
  • Modulok közti kapcsolódások kialakítása
  • Kapcsolódó modulok listázása, gyors nézete és elérése
  • Blueprint – adminisztrációs tölcsér – a munkafolyamatok státuszokra bontása és optimális lépések rögzítése
  • Automatikus egyedi elnevezés, kapcsolódó modul információk alapján
  • Feladat generálás automatikusan
  • Automatikus Zoho Workdrive mappa struktúra generálás minden létrejött rekordhoz

Érdekelne további információ a Zoho CRM-ről?

Megoldás  II.

A Zoho CRM rendszernél a részletesebb és elkülönült adatkezelés miatt rugalmasabb felületre volt szükség. A megoldásra a Zoho Creator biztosította a felületet, ahol teljesen egyedi modulok és szinkronfolyamatok segítségével, összhangban a CRM nyújtotta előnyökkel alakítottuk ki a mobilitások részletesebb kezelőfelületét.

Egyedi felület a munkatársak munkájának elősegítéséhez

Megvalósítás részletei:

  • Szinkron folyamat az alap adatokkal
  • Naptár nézet a vizuálisan áttekinthető munkavégzéshez
  • Zoho Workdrive feltöltés – mappa létrehozás és feltöltés biztosítása
  • Dokumentum generálás automatikusan
  • Jelentkezők kezelése
  • Külső felhasználóknak elérhető kezelőfelület
  • Adat specifikus mezők elrejtése megjelenítése
  • Szűrt választólisták más modulok rekordjai közül

Mi a Zoho Creator?

A Zoho Creator egy Low-code programozói platform, ami gyors, biztonságos és egyszerű megoldást nyújt függetlenül az elvárásoktól és a programozói hozzáértéstől!

Megoldás  III.

A CRM és Creator adatbázisában tárolt adatok egyszerű és professzionális megjelenítéséhez a Zoho Analytics segítségével alakítottunk ki áttekinthető vezetői kimutatásokat. Az igénybe vett szálláshelyekről, a képzési területekről és lényegében minden fontos területről készíthetőek kimutatások a Zoho Analytics segítségével igény szerint.

Érdekelne további információ a Zoho Analytics-ról?

Projekt költségigénye

  • Előfizetési díj: $ 30/ felhasználó / hó
  • Fejlesztési költség: 3.000.000 Ft
  • Fejlesztési idő: 6 hónap

Elért eredmények

Az ETEN és a ZenCarl csapata folyamatosan szoros együttműködésben, közösen átgondolt struktúra szerint alakított ki, egy teljesen funkcionális és egyedi vállalatirányítási rendszert. Kiegészítve minden olyan funkcionalitással, ami a vállalat működését átláthatóvá, követhetővé és következetessé teszi, leképezve az eddigi működést. Minden az operatív és vezetői munkát elősegítő felületet és funkcionalitást folyamatosan kiegészítünk az ügyfél igényekkel összhangban.